Come fare un budget aziendale efficace

Guida passo passo

Come fare un budget aziendale efficace

BudgetSai già come fare un budget aziendale efficace? Sei abituato a monitorarlo costantemente ed a farne la guida delle performance della tua azienda? Bene, sei ad un ottimo punto!

Per gestire in maniera profittevole la tua azienda, di qualunque dimensione essa sia, in qualunque mercato operi ed in qualunque settore, ti consigliamo di abbandonare definitivamente la gestione per cassa e di passare in maniera strutturata ad una gestione per budget.
La chiave del successo consiste nel saper confrontare i dati storici della tua azienda con le previsioni future.

In questa guida non seguiremo un approccio accademico ma adotteremo una visione molto operativa, frutto dell’esperienza quotidiana, nostra e di molte aziende con cui collaboriamo.

Vediamo ora quali sono i passi necessari per fare un budget aziendale efficace.

A cosa serve il budgeting

Nella visione quotidiana il bilancio è la parte più noiosa della gestione della nostra azienda; si tratta di un’attività che deleghiamo volentieri al commercialista il quale, nella prima parte del nuovo anno, ci propone uno schema di bilancio relativo all’anno precedente, che noi osserviamo in maniera superficiale, prestando attenzione solo alla quantità di tasse che dovremo pagare.

Nella visione quotidiana di molte aziende, inoltre, si opera correntemente con una gestione per cassa, affrontando le spese correnti senza una programmazione preventiva.
Raramente dedichiamo del tempo a fare un budget aziendale strutturato.

SBAGLIATISSIMO!!!

Fare un budget, imponendoci di inserire tutte le voci di costo all’interno di un documento previsionale strutturato, ci consente di ottenere un serio controllo di gestione.
Noi siamo padroni del nostro destino, noi siamo responsabili della nostra azienda, noi abbiamo la possibilità di governarla.
Il Budget è lo STRUMENTO PIU’ IMPORTANTE che abbiamo a nostra disposizione per gestire l’azienda ed anche – purtroppo – il più trascurato.

Non dimentichiamo che il budget:

  • E’ un insieme di formule e numeri che traducono in realtà la visione della nostra azienda.
  • Ci aiuta a formalizzare azioni e strategie sulla base di obiettivi definiti.
  • Ci serve per ottenere risultati concreti, per massimizzare i profitti, per controllare e razionalizzare i costi, per avere un cruscotto che ci dia una fotografia in tempo reale dei numeri della nostra azienda, del suo andamento e del suo stato di salute.
  • Ci consente di decidere a priori quanto intendiamo guadagnare e di monitorare, con un forte impatto visivo, l’andamento progressivo dei risultati.

Budget e bilancio previsionale

Fare un budget aziendale

Il bilancio previsionale non è altro che un bilancio che “prevede” in anticipo le entrate e le uscite della nostra azienda. E’ il documento con il quale mettiamo su carta e decidiamo quanto e come intendiamo spendere, quanto e come intendiamo guadagnare nell’arco di un determinato periodo.

E’ composto da un conto economico previsionale, da uno stato patrimoniale previsionale e da flussi di cassa previsionali.
In questo articolo ci soffermiamo sul conto economico previsionale.

Il principale limite del budget è che, trattandosi di un documento previsionale basato su stime, è soggetto ad un certo margine di errore.
Con i consigli che seguono abbiamo cercato di aiutarti a ridurlo il più possibile.

Come fare un budget aziendale efficace

Per fare un budget aziendale efficace ti consiglio di seguire questo schema:

  • Puoi predisporre il tuo schema di budget su carta o su qualsiasi supporto, ma è meglio su Excel.
    Esistono diversi tool a pagamento; Excel è perfetto per incominciare.
  • Compila il tuo budget per l’intero anno solare e suddividilo in colonne mensili.
    Ogni mese deve essere suddiviso in tre colonne: budget, actual e scostamento. Il budget è la tua previsione, actual è il risultato ottenuto nel periodo, lo scostamento è la differenza che puoi esprimere in valore assoluto o in percentuale.
  • Ti consiglio di prevedere anche degli accorpamenti per periodi di analisi: trimestri e/o semestri.
  • Nelle varie righe devi inserire i saldi mensili per ogni voce di ricavo e di costo, secondo questo schema:
    • Ricavi: indica su ogni riga i vari tipi di ricavi per categoria (per esempio: ricavi da corrispettivi, ricavi da prestazione professionale, altri ricavi, ecc). Alla fine inserisci una riga con la sommatoria.
    • Costi variabili di produzione: inserisci a questo punto tutti i costi variabili di produzione, suddivisi per categorie o per fornitore, a seconda dei dati che sono più interessanti per te.
      I costi variabili di produzione sono quelli direttamente connessi alla produzione, quali merci, materiale di consumo, spese varie di produzione.
      Alla fine di questo blocco inserisci la riga con la sommatoria.
    • Ti consiglio di introdurre a questo punto una riga che metta in relazione i ricavi con i costi variabili di produzione ed otterrai il mark up. Questo valore può anche essere rappresentato in percentuale (mark up / ricavi).
    • Costi variabili di gestione: puoi inserire ora tutti i costi variabili di gestione: spese commerciali, di marketing, provvigioni, omaggi, carburanti, ecc.
      Come per i precedenti blocchi, inserisci alla fine dei costi variabili di gestione la riga con la sommatoria.
    • Puoi a questo punto prevedere una riga con la somma di tutti i costi variabili (di produzione e di gestione).
    • Sei ora pronto per inserire la riga dedicata ad un kpi fondamentale, il Margine di Contribuzione (MDC) Lordo. Si calcola sottraendo ai ricavi tutti i costi variabili.
      Il margine di contribuzione può anche essere visualizzato in percentuale (ti consiglio di farlo perché è molto utile): MDC / Ricavi.
    • Il blocco successivo è riservato ai costi per il personale. Inserisci i costi totali lordi (utilizza i valori che il tuo consulente del lavoro ti fornisce, quelli relativi al costo totale per il datore di lavoro) ed utilizza una riga per ogni tipologia di contratto (lavoratori dipendenti, collaboratori, amministratori, altre collaborazioni, ecc.). Inserisci anche una riga con le quote di riparto mensili di tredicesima, quattordicesima, Tfr (puoi chiedere al tuo consulente del lavoro di aiutarti in questo senso).
    • Somma tutti i costi del personale e prevedi una riga che rapporti in percentuale i costi del lavoro rispetto ai ricavi (costo del lavoro / ricavi).
    • Siamo finalmente arrivati all’ultimo blocco, in cui devono essere inseriti tutti i costi fissi della nostra azienda: tutti!
      Non ti dimenticare di nessun costo, raggruppali per categorie ed inserisci, come hai fatto sopra, una categoria per ogni riga (per esempio: spese societarie, assicurazioni, locazioni, canoni fissi, costi camerali, sanzioni, bolli, tasse, costi bancari, commercialista e consulenti, ecc.).
    • Somma tutti i costi fissi, inserisci una riga con l’indicazione di tutti i costi generali (fissi e variabili) e, a questo punto, sei pronto a calcolare il reddito operativo della tua azienda, che può essere riportato in termini assoluti ed in percentuale (costi totali / ricavi).

Errori da evitare

  • Gestire la tua impresa per cassa e non fare un budget aziendale.
  • Rimandare l’attività di budgeting, effettuarla in maniera sommaria, parziale e non costante.
  • Effettuare attività troppo complesse.
  • Non individuare alcuni Kpi essenziali per la propria attività e monitorarli costantemente.
  • Non conoscere perfettamente la propria azienda.
  • Non conoscere perfettamente il mercato in cui si opera.
Leggi la seconda parte della guida con i nostri consigli pratici

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