Come redigere un budget aziendale efficace – Seconda parte

Guida passo passo

Come redigere un budget aziendale efficace – Seconda parte

Redigere un budget aziendale efficace

Sai già come redigere un budget aziendale efficace?

Prima di procedere con l’articolo ti consiglio di leggere la prima parte di questa guida operativa, nella quale ti spieghiamo nel dettaglio come redigere un budget aziendale efficace.

La seconda parte  della guida contiene alcuni consigli pratici ed operativi per aiutarti a redigere al meglio il tuo budget aziendale.

Nella prima parte della guida abbiamo visto come sia necessario passare da una gestione della nostra azienda per cassa ad una gestione per budget, imponendoci di inserire tutte le voci di costo all’interno di un documento previsionale strutturato, in maniera tale da ottenere un serio controllo di gestione.

Noi siamo padroni del nostro destino, noi siamo responsabili della nostra azienda, noi abbiamo la possibilità di governarla. Il Budget è lo STRUMENTO PIU’ IMPORTANTE che abbiamo a nostra disposizione per gestire l’azienda ed anche – purtroppo – il più trascurato.

Non dimentichiamo che il budget:

  • E’ un insieme di formule e numeri che traducono in realtà la visione della nostra azienda.
  • Ci aiuta a formalizzare azioni e strategie sulla base di obiettivi definiti.
  • Ci serve per ottenere risultati concreti, per massimizzare i profitti, per controllare e razionalizzare i costi, per avere un cruscotto che ci dia una fotografia in tempo reale dei numeri della nostra azienda, del suo andamento e del suo stato di salute.
  • Ci consente di decidere a priori quanto intendiamo guadagnare e di monitorare, con un forte impatto visivo, l’andamento progressivo dei risultati.

Quando redigere un budget e quando aggiornarlo

Fare un budget aziendale

Redigi il tuo budget aziendale per l’intero anno solare in tempo prima che l’anno sia iniziato.
Puoi incominciare ad impostarlo nella fase finale dell’anno precedente, in maniera tale da avere tutto il tempo per progettarlo nel migliore dei modi e per adattarlo perfettamente alle tue esigenze.

Durante l’anno ti consiglio di effettuare gli interventi di inserimento dei saldi del mese precedente all’inizio di ogni mese, possibilmente entro i primi 15 giorni.
Cerca di trovare una tua routine operativa in questo senso senza perdere mai il ritmo, in maniera tale da avere il tempo per intervenire con gli opportuni correttivi.

Monitoralo regolarmente ed aggiornalo quando è necessario: più sei costante nel controllo e migliori saranno i risultati.
Abituati a leggere frequentemente i tuoi conti e ad andare a fondo degli stessi: imparerai a conoscere perfettamente tutti i dettagli del funzionamento della tua azienda.

Come redigere un budget aziendale efficace

Consigli pratici

Per redigere un budget aziendale efficace ti consiglio di seguire questo metodo:

  • Il budget deve essere semplice, chiaro, intuitivo ed immediato.
  • Evita calcoli troppo complessi; evita di sovraccaricarti con attività inutili: non hai tempo da sprecare!
  • Per ogni riga inserisci i saldi mensili. Se ne ravvisi la necessità puoi creare altri fogli di Excel in cui caricare le singole fatture che ti consentono di ricavare il saldo finale del mese.
  • Inserisci tutte le voci al netto dell’Iva.
  • Se la tua azienda ha già uno storico consolidato, ti consiglio di inserire nella colonna “budget” i dati relativi all’anno precedente, migliorati in base a quelle che sono le tue aspettative: osserva la variazione di fatturato negli ultimi due anni e rapportala alla variazione media nel tuo mercato di riferimento; in questo modo avrai anche un modo per valutare le tue performance rispetto al fatturato.
    Una volta impostato l’obiettivo di fatturato, costruisci i vari costi in maniera “realistica” sulla base della struttura dei costi storici, con lo scopo di ottenere un determinato utile di fine anno che intendi raggiungere.
    Ricorda che l’obiettivo di ogni azienda non è di aumentare il fatturato ma di aumentare l’utile finale.
  • Nel caso di start up parti dall’utile che realisticamente prevedi di raggiungere e su questa base costruisciti la tua struttura dei costi.
    Esistono delle metriche specifiche per valutare le performance delle start up, proposte dai fautori del metodo lean start up, che ti consiglio di approfondire. Puoi anche leggere questo nostro post .
  • Per ogni categoria di costi prevedi sempre una voce adeguata per le spese straordinarie: abituati al fatto che le spese straordinarie non mancheranno mai e se le avrai previste nel tuo budget non saranno una sorpresa spiacevole.
  • Se qualcosa non va per il verso giusto, correggi immediatamente!
    Se aspetti potrà essere troppo tardi!
    Più sei reattivo nel prendere contromisure nel caso in cui qualcosa non funzioni correttamente, più avrai la possibilità di avere successo.
  • Imponiti dei parametri di monitoraggio realmente utili per la tua azienda: pochi, semplici ed essenziali.
    Questi parametri di monitoraggio si chiamano tecnicamente KPI, Key Performance Indicator. Si tratta di indicatori misurabili che monitorano il raggiungimento di determinati obiettivi strategici.
    Esistono tantissimi KPI adattabili a tutti i settori della vita aziendale. Ti consiglio di concentrarti su pochi indicatori, realmente utili ed essenziali per le specificità della tua azienda.
  • Il Margine di Contribuzione è un KPI fondamentale che devi monitorare costantemente.
    Il margine di contribuzione lordo indica la differenza tra le vendite ed i costi variabili. Semplificando al massimo, il Margine di Contribuzione è la quantità di denaro disponibile per pagare i costi fissi della nostra azienda. Se il MDC non copre i costi fissi, il nostro conto economico andrà in negativo ed avremo problemi di cash flow.
    Questo esempio ci aiuterà a comprendere meglio il concetto: se abbiamo ricavi per 100.000€, costi variabili per 000€ e costi fissi per 30.000€, il nostro MDC sarà pari a 60.000€, sarà sufficiente a pagare i costi fissi di 30.000€ ed a garantirci un utile pari a 30.000€.
    Nel caso in cui, invece, i costi variabili siano di 60.000€ ed i costi fissi di 45.000€ il nostro margine di contribuzione, pari a 40.000€, non riuscirebbe a pagare i costi fissi di 45.000€ ed avremmo un risultato negativo di 5.000€.
  • Un altro indicatore molto importante è l’incidenza del costo del personale rispetto ai ricavi e varia moltissimo a seconda dei settori.
  • Ti consiglio di monitorare il coefficiente di liquidità.
  • Come vedi, visualizzare mese per mese in maniera fluida l’andamento di alcuni parametri strategici, ti aiuta a gestire meglio la tua azienda ed a mettere in atto i correttivi necessari.
  • Studia il tuo mercato per conoscere i parametri di riferimento medi. Dedica del tempo ad approfondire le performance medie del mercato in cui operi concentrandoti su alcuni KPI strategici.
  • Condividi il budget con tutti gli ambiti della tua azienda, a tutti i livelli.
    Evita i compartimenti stagni e fai in modo che tutte le funzioni aziendali dialoghino, interagiscano tra di loro e condividano obiettivi, risultati e vision.
  • Adotta un approccio bottom-down: non sprecare risorse, controlla in maniera maniacale i conti, razionalizza i costi.
  • Investi una percentuale fissa del fatturato in marketing stabilendolo ad inizio anno.
  • Abituati a leggere frequentemente il budget confrontandolo con i dati storici.
  • Il Budget è un qualcosa di fluido: cambiarlo, monitorarlo, ottimizzalo regolarmente.
  • Il budget riguarda il presente ed il futuro più prossimo, non il futuro lontano.
  • Il budget ti è molto utile anche per determinare i prezzi di vendita in maniera corretta, perché puoi imputare su ogni prodotto una quota di riparto dei costi generali, mentre molto spesso ci si limita ad applicare un margine fisso rispetto al costo di acquisto.

Hai letto la prima parte di questa guida?

Errori da evitare

  • Gestire la tua impresa per cassa e non fare un budget aziendale.
  • Rimandare l’attività di budgeting, effettuarla in maniera sommaria, parziale e non costante.
  • Effettuare attività troppo complesse.
  • Non individuare alcuni Kpi essenziali per la propria attività e monitorarli costantemente.
  • Non conoscere perfettamente la propria azienda.
  • Non conoscere perfettamente il mercato in cui si opera.

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