Consiglio #11 – Sono corretti i permessi di Google Analytics?

Il consiglio del giorno di Aziende Vincenti

Consiglio #11 – Sono corretti i permessi di Google Analytics?

Abbiamo già visto l’importanza di attivare ed utilizzare Google Analytics, strumento indispensabile per qualsiasi sito internet che ambisca a non essere una mera brochure online.

Ma sai come sono impostati i permessi utente nel tuo account Google Analytics?
Ci imbattiamo spessissimo in errori molto gravi da questo punto di vista e piuttosto complessi da risolvere: i dati contenuti in Analytics sono importanti, rilevanti, riservati e, soprattutto, sono patrimonio della tua azienda.
Quindi la proprietà deve essere tua, completamente tua. L’agenzia, o chi ti segue per il sito, devono essere delegati nella gestione, ma la proprietà deve essere tua.

Ti assicuriamo che le problematiche da questo punto di vista sono frequenti e molto complesse: immagina il caso in cui tu non sia proprietario di Google Analytics o, peggio ancora, che non ne abbia del tutto l’accesso. Immagina poi che tu abbia un contenzioso con l’agenzia che ti segue, che tu voglia cambiarla o, tragedia delle tragedie, che se ne sia occupato un amico, un freelance, l’amico dell’amico, che poi negli anni è sparito.

Nel frattempo Google Analytics, anche se mal configurato, ha raccolto dati, che non debbono essere assolutamente persi. Ma in tutti questi casi, senza la collaborazione con l’attuale titolare della proprietà della piattaforma, entrarne in possesso è un macello.

Esistono delle procedure di recupero ma sono laboriose, complicate e richiedono ore di lavoro. Totalmente sprecate.

La corretta gestione dei permessi utente di Google Analytics

La corretta gestione dei permessi utente di Google Analytics – per noi è lo standard abituale con tutti i nostri clienti ed è scritto in ogni nostro contratto – prevede che tu abbia la proprietà piena dell’account di Google Analytics e che l’agenzia ottenga i permessi pieni di gestione, ma in subordine rispetto ai tuoi, che debbono essere pieni.

Eventuali collaboratori dell’agenzia o consulenti esterni devono invece avere i permessi limitati.

In questo modo, tu sei titolare della piattaforma e puoi delegare chi ritieni e, soprattutto, cambiare l’agenzia quando vuoi.

Google Analytics prevede un sistema di accesso alla piattaforma su più livelli. Ogni livello ha determinate abilitazioni. Le abilitazioni possono essere assegnate solo dall’utente con i permessi di “Gestione utenti”.

L’immagine che segue indica un esempio di gestione utenti su più livelli di abilitazione:

Google Analytics: gestione permessi utente

Come mettere in sicurezza l’account Google Analytics

Per mettere in sicurezza l’account Google Analytics e verificare che la situazione dei permessi sia in ordine, fai questi controlli:

  • Se non hai l’accesso ad Analytics ti trovi nella condizione peggiore. Chiedi all’agenzia che ti segue o alla persona che l’ha configurato, di abilitarti immediatamente. Devi farti attivare questi permessi: “Modifica, Collaborazione, Lettura e analisi, Gestione utenti”;
  • Se puoi accedere a Google Analytics, segui questo percorso: Amministrazione (l’icona a forma di rotella in fondo a sinistra) > Account > Gestione utenti dell’account. Cosa vedi? Che permessi hai? Tu devi avere i permessi che abbiamo indicato nel punto precedente. Se non li hai, chiedi alla tua agenzia che ti abiliti subito;
  • Controlla se sono attivi altri utenti. Chi sono? Che permessi hanno? Il responsabile dell’agenzia o chi ti segue per il sito devono avere i permessi pieni di gestione e analisi. I suoi collaboratori dovrebbero avere i permessi limitati: valuta tu con l’agenzia e definite insieme una strategia da questo punto di vista;
  • Non devono esistere altri utenti: se sono attivi vecchi collaboratori, vecchi utenti dimenticati nel tempo, persone a cui non riesci a risalire, eliminali subito. A destra del nome trovi l’icona con i tre puntini sovrapposti: clicca sull’icona, seleziona il comando “Rimuovi accesso” e fai ciao con la manina a questa persona;
  • Se devi aggiungere utenti, clicca sull’icona azzurra con il simbolo “+” in alto a destra. Si apre una finestra dalla quale puoi invitare gli utenti definendone i permessi;
  • Ricorda di accedere ad Analytics con la mail che utilizzi abitualmente per i servizi di Google e, mi raccomando, non perdere la password!

 

Ricapitolando, per mettere in sicurezza l’account GA, tu devi avere i permessi pieni. Chi ti segue per il sito deve avere i permessi pieni di gestione e analisi. I suoi collaboratori dovrebbero avere permessi limitati. Non debbono esistere altri utenti. Non devi perdere la password!

Sembra un po’ complicato ma vedrai che è fattibile. Se non riesci a venirne a capo contattaci e ti aiutiamo.


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