09 Ott Il contratto per il sito web e per l’hosting
Hai verificato il contratto che ti lega con l’agenzia che ha realizzato o gestisce il tuo sito? E il contratto per il servizio di hosting? Soprattutto, hai un contratto?
L’aspetto contrattuale ci sta molto a cuore perché, negli anni, ci siamo imbattuti troppo spesso in nuovi clienti legati all’agenzia che li seguiva prima di noi, con in mano un pessimo contratto o addirittura privi di un contratto.
Il contratto per la gestione del sito e dell’hosting è indispensabile, per la tranquillità di tutte le parti in causa.
Considera, inoltre, che la stesura di un contratto è segno di serietà e di professionalità da parte dell’agenzia: utilizzarlo come elemento di valutazione quando scegli il partner tecnico che dovrà aiutarti a gestire il tuo sito internet. Pretendi sempre il contratto, ma verifica che sia ben fatto: abituati quindi a leggere bene tra le righe scritte in piccolo.
Più aspetti del legame professionale vengono definiti per iscritto prima di iniziare la collaborazione, minori sono i possibili ambiti di contrasto in cui ti potrai imbattere in futuro.
Il contratto per il sito web: quali aspetti curare
Di seguito trovi alcuni aspetti del contratto che ti lega alla tua web agency, che vanno curati con grande attenzione:
- Esiste un contratto?
- Che vincolo di durata ha il contratto? Se esiste un vincolo, ne eri a conoscenza? Sono stabiliti i termini per l’eventuale interruzione anticipata? Sono regolati i termini di cancellazione nel caso in cui le performance promesse non vengano raggiunte? Ti facciamo un esempio: immaginiamo che il contratto abbia una durata inderogabile di tre anni, a fronte di un canone fisso che regola anche le attività di ottimizzazione SEO. Ma se il sito dopo due anni palesemente non funziona, cosa succede al contratto? Tu continui a pagare il canone e, parallelamente, paghi un altro professionista che intervenga per correggere gli errori? Sono state normate queste fattispecie? Purtroppo ci è capitato più volte di imbatterci in casi come questo;
- Nel contratto sono definiti correttamente i servizi concordati, le modalità di erogazione e, come vedremo dopo, i costi per le eventuali variazioni?
- Sono definiti correttamente i tempi e le fasi di lavoro per l’esecuzione del progetto (analisi, implementazione, prototipo, collaudo, messa online)? Cosa succede se l’agenzia si trova ad avere eccessivi carichi di lavoro e non riesce a consegnare nei tempi concordati?
- E’ specificato in quale fase dovrai fornire all’agenzia i testi, le immagini ed il materiale necessario per l’avanzamento del progetto?
- E’ definito chi fa cosa? Chi produce ed ottimizza i testi? Chi produce ed ottimizza le immagini? Chi produce ed ottimizza i video?
- Sono definiti la sede di realizzazione del progetto e la sede e la modalità di gestione delle riunioni periodiche di allineamento?
- Sono definiti in maniera chiara i costi? Tutti i costi: diretti, indiretti, varianti, licenze, trasferte, canoni. Sono previsti i tempi di pagamento degli acconti e del saldo?
- Sono definite le eventuali penali, a carico di tutte le parti coinvolte nel progetto?
- Di chi è la proprietà dei codici sorgenti del sito, delle immagini e del materiale pubblicato? Occhio che questo passaggio è importantissimo: ci è capitato proprio recentemente il caso di un cliente che ha scoperto di aver ceduto all’agenzia la titolarità dei codici sorgenti, involontariamente, perché scritto in piccolo tra le righe. Il il parere del legale non ha lasciato spazio a nessuna speranza ed il cliente è stato costretto a commissionarci la realizzazione di un nuovo sito, diverso da quello online, sprecando denaro prezioso che avrebbe potuto destinare ad altre iniziative di marketing. Purtroppo anche questo caso non è raro;
- Esiste un NDA (Non Disclosure Agreement) che protegge la riservatezza delle informazioni di cui l’agenzia entra in possesso? Non si da quasi mai il giusto peso a questi aspetti, ma sul server girano i siti. I siti contengono dati ed informazioni. I siti sviluppano metriche di performance e spesse volte gestiscono transazioni. Sui server passano mail.
Diamo il giusto peso alla protezione delle informazioni. Come hai potuto notare, nei nostri materiali promozionali non facciamo mai riferimento ai nostri clienti; - L’agenzia ti ha chiesto l’autorizzazione ad utilizzare il tuo marchio nel portfolio clienti? E’ stato previsto nel contratto?
- È previsto l’obbligo da parte dell’agenzia di installare solo applicativi in regola con le licenze? Facciamo riferimento a software, temi, plug-in. Se questi applicativi sono a pagamento, sei sicuro che siano state installate versioni regolarmente licenziate e non versioni “prive di licenza”?
- È previsto l’obbligo da parte dell’agenzia di utilizzare solo immagini in regola con le licenze?
- È previsto l’obbligo da parte dell’agenzia di pubblicare contenuti autentici e non copiati?
- Esistono penali nel caso in cui qualcosa vada storto? Se il server si pianta, cosa succede?
- Sai su quale server viene installato il tuo sito? E’ un hosting di livello primario o entry level? I server sono in Italia, in Unione Europea o in Paesi extra comunitari? Sai su quale server girano le e-mail?
- Come viene gestito, nel contratto, il tema della privacy, sempre più delicato?
Come realizzare un contratto per la realizzazione di un sito web
Immaginiamo che la tua web agency abbia un modello di contratto standard, figlio dell’esperienza di anni di lavoro, personalizzabile di volta in volta a seconda delle specificità di ogni progetto. In caso contrario, mi inizierei a preoccupare e forse cercherei un altro partner tecnico.
In generale, al di là dell’ausilio di avvocati specializzati in ambito digitale, come lo Studio Battaglini De Sabato considera che su internet esistono dei servizi che aiutano a costruire dei contratti ben fatti a fronte di un costo sostenibile.
I casi che ti abbiamo menzionato sono purtroppo casi reali e concreti che abbiamo dovuto gestire faticosamente con i clienti nel corso di tanti anni di attività. Ci fa piacere condividerli con te, in maniera tale che tu possa far tesoro di queste esperienze. Potrebbero sembrare aspetti di poco conto, ma possono rivelarsi determinanti.
Se il contratto con la tua agenzia non è a posto, hai tutto il tempo per consultare un legale e, in ogni caso, per cercare di gestire la cosa.
In bocca al lupo e scrivici se hai qualsiasi tipo di dubbio.